Czy możliwy jest outsourcing przechowywania dokumentacji medycznej?

Daniel Anweiler        19 stycznia 2017        Komentarze (0)

Jak wiadomo przechowywanie dokumentacji medycznej jest obowiązkiem podmiotu udzielającego świadczeń medycznych. O sposobie i terminie przechowywania dokumentacji pisałem już tutaj.

Spotkałem się ostatnio z pytaniem czy przechowywanie dokumentacji medycznej można outsourcować. Tak, przepisy polskiego prawa zezwalają na zawarcie przez podmiot medyczny, będący administratorem danych zawartych w dokumentacji medycznej, umowy z podmiotem zewnętrznym na przetwarzanie tych danych czyli przechowywanie dokumentacji poza podmiotem medycznym. Są jednak pewne obostrzenia natury prawnej ale także i praktycznej.

Po pierwsze umowa z podmiotem, który ma przechowywać naszą dokumentację musi być zawarta w formie pisemnej. Co prawda brak takiej formy nie oznacza, że umowa jest nie zawarta czy nieważna ale to podmiot medyczny ponosi wtedy odpowiedzialność za nie prawidłowe przechowywanie dokumentacji medycznej. Trzeba zatem dopilnować formy zawarcia umowy.

Taka umowa powinna być bardzo szczegółowa oraz zawierać szereg obostrzeń dotyczących przechowywania dokumentacji medycznej, sposobu jej przechowywania oraz uprawnień związanych z przechowywaniem jakie ma podmiot wynajęty do tej czynności. Ważne jest też aby jasno i wyraźnie określić odpowiedzialność podmiotu zewnętrznego za przechowywanie wrażliwych danych jakimi jest dokumentacja medyczna. Warto aby taką umowę przygotował prawnik. Zapraszam do kontaktu!

W kwestiach czysto praktycznych. Wiadomo, że dokumentacja medyczna w czasie procesu leczenia powinna być „pod ręką” zatem jej przechowywanie powinno odbywać się w ramach podmiotu medycznego. Z punktu widzenia praktyczności dopiero dokumentacja po zakończonym procesie leczniczym może trafić do podmiotu zewnętrznego. Ważne jest jednak żeby dostęp do tak zarchiwizowanej dokumentacji medycznej był możliwy w każdym czasie dla osób zajmujących się dokumentacją medyczną w podmiocie leczniczym. Warto zatem przy wyborze podmiotu, który ma za nas przechowywać dokumentację w pierwszej kolejności rozważyć jego położenie.

Przechowywanie elektronicznej dokumentacji medycznej

Daniel Anweiler        13 stycznia 2017        Komentarze (0)

O przechowywaniu dokumentacji medycznej już pisałem. Jak przechowywać dokumentację papierową jest oczywiste. Jak  jednak należy przechowywać i zabezpieczyć dokumentacje elektroniczną?

Przepisy nie regulują tego do końca zatem trzeba zdać się na zdrowy rozsądek.

Po pierwsze koniczne jest, żeby elektroniczna dokumentacja medyczna była przechowywana na nośniku danych, który nie ulegnie zniszczeniu z upływem czasu. Nie wiele jest takich nośników danych elektronicznych dla których producenci przewidzieli żywot 20 lat czy nawet więcej. Powstanie zatem konieczność pilnowania „daty ważności” nośnika danych, żeby przegrać dokumentację na nowszy.

W przypadku gdyby dane przechowywane były na serwerach to okresowe przeglądy oraz stałe utrzymanie ich i serwis powinny być na porządku dziennym. Także przenoszenie danych ze starych serwerów na nowe powinno być wykonywane zgodnie z zasadami dotyczącymi dokumentacji medycznej. konieczne jest też zapewnienie odpowiedniego oprogramowania uniemożliwiającego cyberatak na dane. O zagrożeniach z tym związanych pisałem tutaj.

Ważne jest też aby przy przenoszeniu danych sprawdzać czy wszystko zostało przeniesione i odpowiednio zapisane oraz zabezpieczone przed ewentualną.

Kolejnym ważnym elementem jest konieczność zapisywania dokumentacji medycznej w programie, który pozwoli na jej odczytanie powiedzmy za 15 lat i to bez pomocy informatyków.

Na razie więcej jest niewiadomych jak będzie to w przyszłości funkcjonowało oraz jak prawidłowo przechowywać elektroniczną dokumentację medyczną.

Mój lekarz zmarł. Co dalej z moją dokumentacją medyczną?

Daniel Anweiler        11 stycznia 2017        Komentarze (0)

Jedna z moich czytelniczek zapytała mnie ostatnio co się dzieje z dokumentacją medyczną pacjentów w przypadku gdy leczący ich lekarz prowadzący prywatny jednoosobowy gabinet lekarski umiera.

W sprawie nie ma jasnego przepisu który by sprawę rozwiązywał. Prawo w tej materii milczy pozostawiając lukę prawną do zagospodarowania dla praktyki.

W taki razie co dzieje się z dokumentacją medyczna gdy umiera lekarz prowadzący jednoosobową praktykę lekarską?

Zgodnie z przyjętą niepisaną praktyką spadkobiercy zmarłego lekarza powinni poinformować o jego śmierci właściwą Izbę lekarską do której należał zmarły lekarz. Izba powinna dokonać wykreślenia lekarza ze swojej listy. O dalszym losie dokumentacji medycznej po zmarłym lekarzu decyduje właśnie Izba Lekarska, która dokonała wykreślenia lekarza. Wskazuje ona miejsce gdzie będzie ta dokumentacja dalej przechowywana.

Zatem gdzie szukać swojej dokumentacji medycznej gdy okaże się, że lekarz u którego się leczyłeś umarł a jego praktyka nie istnieje. Skieruj swoje kroki do Izby Lekarskiej a tam udzielą Ci odpowiedzi na pytanie gdzie znajdziesz swoją dokumentacje medyczną.

Dokumentacja medyczna a cyberprzestępczość

Daniel Anweiler        27 października 2016        Komentarze (0)

W dzisiejszym Pulsie Medycyny on line pojawił się ciekawy artykuł dotyczący cyberprzestępczości wpływającej na bezpieczeństwo i zdrowie pacjentów. Cały artykuł znajdziesz tutaj.

Temat jak najbardziej żywy w kwestii dotyczącej dokumentacji medycznej. Można w bardzo prosty sposób wyobrazić sobie jak z niewielkiej przychodni ginie elektroniczna dokumentacja medyczna, która była niezabezpieczona w sposób odpowiedni. Może zdarzyć się i tak, że hakerzy „porwą” dokumentacje medyczną i zażądają zapłaty za jej zwrot.

Przepisy dotyczące bezpieczeństwa dokumentacji medycznej są na ten moment wystarczające ale czas dopiero pokaże jak będzie wyglądało bezpieczeństwo danych w praktyce w przypadku gdy pracownicy służby zdrowia przyzwyczajeni byli czy też jeszcze są tylko do dokumentacji papierowej.

Zmiana wysokości opłaty za udostępniania dokumentacji medycznej

Daniel Anweiler        01 czerwca 2016        Komentarze (0)

Dzisiaj nastąpiła zmiana wysokości opłaty maksymalnej za udostępnianie dokumentacji medycznej. Wynika to z art. 28 Ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (tj. Dz. U. 2016 poz. 186). Obecna wysokość opłaty będzie obowiązywać od dziś przez najbliższe 3 miesiące czyli do 31 sierpnia.

Po raz kolejny wysokość opłaty, które zależą od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wzrosły. Nie jest to znaczny wzrost bo raptem o parę groszy ale w skali dużej ilości kopiowanych stron dokumentacji może się okazać, że jest to już znacząca kwota.

Pojawiają się pomysły, żeby wysokość tychże opłat obniżyć ale nadal jest wszystko bardzie w fazie pomysłów niż ustaleń. Warto zauważyć, że wysokość opłaty za dokumentację na nośniku elektronicznym jest niewielka co powinno skutkować tym, że pacjenci będą wybierać tę formę udostępniania dokumentacji medycznej. Jednakże dopóki nie będzie w pełni wprowadzonej wszędzie dokumentacji elektronicznej to kopiowanie będzie na porządku dziennym.

Obecnie obowiązującą opłatę znajdziesz tutaj.